簡単操作
書類全体を選択してコピーしておく
この説明がピンとこない方もいらっしゃると思います。
１つめは対象が漠然としてピンとこない。
２つめはどの部分を全体と呼んでいるのか？
対象というのは、文字単位でコピペできるようなものなら何でもです。
出願ソフトで表示される出願の控え、
インターネットブラウザで表示される特許庁の公報、
受領書、拒絶理由通知書、ｅｔｃ．です。
ただ、社内文章など、出願書類や、公報の体をなしていないものからは、取り込めません。特許庁が用意しているもの、特許庁が要求している体裁のものが対象となります。
全体といっても、願書の部分だけを選択する？、特許請求の範囲や明細書の部分は除くんでしょ？
そんな風に思われるかもしれません。
ですが、特許庁の公報であれば、画面が表示された、
ｃｔｒｌ＋Ａ
ｃｔｒｌ＋Ｃ
これだけです。余分な部分も同時にいっぱい選択されてコピーバッファに入りますが、問題ありません。ｃｔｒｌ＋Ａで選択して構いません。
取り込んだ後
自動取込を実施すると、画面には取り込まれたデータが表示されています。注意して欲しいのは、この状態は手入力して画面に記入したのと同じ状態に過ぎません。
取り込んだら内容を確認し、最後に更新ボタンを押すことで、取り込んだ内容がデータベースに反映されます。あくまでも人間のチェックは行ってください。
対象でないもの
例えば、ＰＤＦの場合、ｃｔｒｌ＋Ａとキーボードを押したとき、何も反応がない場合は、対象外です。
ただし、ＰＤＦでも、ｃｔｒｌ＋Ａと押すと、画面にブルーの筋が表示され、隠されていた文字のデータをコピーできるものがあります。この場合は、対象になります。
読み込まれる対象と、読み込みできない対象
読み込めなかったら
特許庁が様式を変えた場合とか、公報の表示を変えた場合、すぐに対応します。もし、自動取り込みできないものがあったら、ご連絡ください。内容を解析して対処します。
取り込めるデータ
コピペしたデータに含まれていないデータは、取り込むことはできません。ですから、願書からですと、出願番号は取り込めません。
受領書は短い書類ですが、願番は入っています。願書から自動取り込みした後、受領書から自動取り込みすると、願番を自動取り込みできます。受領書には、複数の出願が含まれていることがありますが、整理番号で識別するので、正しい願番を取得できます。
最近の追加機能の説明
提出前番号チェック
自動取込みでは、願書などから新たにデータをデータベースに取り込みます。これに対して、提出前番号チェックは、意見書や補正書などを作成した時に、その書誌的データを取り込んで、データベースの記録と比較をします。出願番号が間違っていないか、など、各種のチェックを行えます。
「提出前番号チェック」については、この説明とは別に説明を作成してありますので、そちらもご覧ください。
最初に案件を検索するときも、｛案件ＫＷサーチ｝を行うことで、整理番号に基づいて案件を検索することができます。その検索後に、自動取込みを開き、この「提出前番号チェック」を実行させれば、マウスをクリックするだけで、チェックを完了することができます。
提出書類の番号チェックは、事務所の中でも単純作業でミスを避けたい作業です。ご活用ください。
