簡易版のIPBOOK.cloudのご説明
IPBOOK.cloudは、姉妹ソフトであるIPBOOKの簡易版として位置づけ、どなたでも操作できる簡易さをもちつつ、簡単な操作で、安全で効率的な期限管理まで実現できることを目指して開発しました。
簡易版といっても、管理機能は必要かつ十分です。IPBOOKの良いところだけを引き継いだ素晴らしいソフトだと自負しています。
基本的な流れ
・１）新規に案件の包袋を作り→２）検索して表示させ→３）該当する部分を編集し→４）更新する。
という流れです。既に作成してある包袋については、１）の手順は行いません。
新規に案件の包袋を作成する
１）新規に案件の包袋を作るためには、お客様コードの表示の下に横一列に表示されるタブメニューの中の「新規案件受付」をクリックし、受任日、事務所の整理番号、クライアントの整理番号を入力して、｛追加｝ボタンをクリックします。
既存の包袋を編集する
２）検索して表示させるためには、タブメニューの中の「検索：編集／削除／印刷」ボタンをクリックします。
件数が少ないときは、何も入力しないで｛送信｝ボタンをクリックするだけでも一覧を表示します。
絞り込みしたときには、整理番号の一部をＡ項目の入力欄に入力して、｛送信｝ボタンをクリックすることもできます。
一覧表示されたら、当方整理番号で包袋を見つけ、その横にある｛更新｝の表示をクリックしてください。ここは、本来は「編集」と表示した方がしっくりするのかもしれませんが、IPBOOOKでは、ずっと「更新」と読んでいるのでそのままにしています。
これで包袋のデータの一部が表示されています。基本データと呼びます。タブメニューの下の青地に白抜きの下向きのくの文字の部分をクリックするとサブメニューが表示されます。
包袋のデータは多いので、左から３つの、基本ＤＡＴＡ，人的ＤＡＴＡ、商標ＤＡＴＡに大きく分類して編集できるようにしてあります。少し間を空けて右の方には、ＰＣＴ出願と、ＥＰＣ出願のための入力ができるようにしてあります。
中間処理が生じたとき、中間処理のデータを見たいとき
サブメニューの中に｛中間管理｝がありますので、それをクリックします。
現在編集中の包袋に中間処理が登録されていれば、リストとなって表示されます。内容を見て編集したい中間処理の右にある｛更新｝ボタンをクリックすれば、編集画面が開きます。
初めての場合は、｛新規追加｝のボタンをクリックします。すると、編集画面が開きます。
発送日、発送書類などを入力してください。期間のある場合は、「年、月、日」の欄に入力し、｛期限設定｝ボタンをクリックすると、期限日が計算されます。
なお、入力した後、最後に「追加」や「送信」ボタンなどをクリックしないとデータベースには反映されません。
期限日は、期限管理の対象となりますが、「提出書類」を入力することで期限管理の対象から外れます。
印刷
検索して包袋を編集しているときに、サブメニューの「印刷」をクリックすると用意されている帳票の一覧が表示されるので、印刷に適用したものを選んで右に表示されている｛印刷｝ボタンをクリックします。
印刷イメージが表示されるので、使っているブラウザを使って印刷します。全部選択、コピペしてワードなどに貼り付けて印刷することもできます。
データベースの中身が反映されずに英文字が表示されているときは、そのデータがデータベースに入力されていないということです。
送信元の表示部分は、タブメニューの「ツール」をクリックし、「印刷付記情報テーブルの編集を行います。」の部分をクリックすると、編集画面になります。
画面には１０行表示されますが、帳票データは主に上の５行～６行程度を使っています。
自動取込（クリップボード抽出）
包袋を編集中に、サブメニューで自動取込の画面を開きます。対象は特に限定されておらず、プルーフでも、公報データでも、テキスト部分を全部選択してコピーした状態で、ボタンをクリックすると、バッファの中から取り込める情報を抽出して、入力欄に反映させます。
画面に表示されても、｛更新｝ボタンをクリックするまでは、データベースに反映されません。
パスフレーズ
IPBOOKでは、ユーザーが頻繁にパスフレーズを変更することでセキュリティを向上させることを想定しています。タブメニューの中の「ツール」をクリックすると、管理者用の機能が表示されていますから、「パスフレーズの変更を行います」をクリックしてください。
入力欄にパスフレーズを入力すれば、即時に反映されます。非常に簡単な操作なので、必ず行ってください。
ユーザーの編集・追加
タブメニューの中の「ツール」をクリックすると、管理者用の機能が表示されていますから、「ユーザー編集・追加」をクリックしてください。既存のユーザーはリスト表示され、追加したいなら｛新規追加｝ボタンをクリックします。
お客様コードは、識別番号の頭にＢを付けています。企業はＡです。
個人ＩＤは、その後に続く文字で、長さは決めていません。全体で２５５文字以下であれば結構です。個人名は、お名前です。
初期ＰＷを適当に決めます。ランクは、数字で指定します。入力欄の下に表示しています。ランクが６未満の人は、そもそもユーザーの編集や追加はできません。
外部ユーザー識別番号は、企業様がこのソフトのユーザーであるときは、代理人事務所に案件のデータを入力させることができる機能です。特許事務所であれば、依頼者にご自身の案件だけのアクセスを許可するときの機能です。お客様は、自分の出願のみ閲覧できます。
詳しくは、ご相談ください。